जेव्हा तुम्ही तुमच्या वित्तीय संस्थेत समस्या उघड करता तेव्हा प्रतिसाद कसा द्यावा

ठळक मुद्दे

• स्पष्ट, पुनरावृत्ती करण्यायोग्य प्रतिसाद फ्रेमवर्कसह अनुपालन फायर ड्रिल थांबवा.
• तीव्रता आणि ग्राहक प्रभावानुसार अनुपालन समस्यांचे त्वरित वर्गीकरण करा.
• दस्तऐवज मूळ कारण, मालक, टाइमलाइन आणि उपाय एकाच ठिकाणी.
• पुढील अनुपालन फायर ड्रिल टाळण्यासाठी ऑडिट, तंत्रज्ञान आणि शिकलेले धडे वापरा.

संध्याकाळचे ४ वाजले आहेत आणि तुम्हाला तुमच्या वित्तीय संस्थेमध्ये अनुपालन समस्या आढळली आहे.

कदाचित ते अंतर्गत ऑडिट दरम्यान समोर आले असेल किंवा कदाचित एक नवीन नियम जारी केले गेले असेल आणि तुमच्या लक्षात आले की तुमच्या सध्याच्या प्रक्रिया पूर्णत: संबोधित करत नाहीत. कोणत्याही प्रकारे, एकदा का तुम्ही अंतर शोधले की, ते मोठ्या समस्येत बदलण्याआधी ते सोडवण्यासाठी घड्याळ टिकून राहते.

तुम्ही ते योग्यरित्या हाताळले आहे हे तुम्ही सिद्ध करू शकत नसल्यास, नियामक गृहीत धरतील की तुम्ही तसे केले नाही. अदस्तांकित अनुपालन कार्य हे अनुपालन कार्य आहे जे कधीही झाले नाही. फक्त समस्येचे निराकरण करणे पुरेसे नाही. तुम्ही ते कसे ओळखले, त्याचे मूल्यांकन कसे केले आणि त्याचे निराकरण कसे केले याचे प्रत्येक चरण दस्तऐवजीकरण करणे आवश्यक आहे.

म्हणूनच अनुपालन समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी योजना तयार करणे आणि प्रत्येक पायरी चांगल्या प्रकारे विचारात घेतलेली आणि दस्तऐवजीकरण केलेली आहे याची खात्री करणे महत्वाचे आहे. जेव्हा तुम्ही अशा प्रकारे अनुपालन समस्या हाताळता, तेव्हा तुम्ही केवळ नियामकांनाच दाखवत नाही ज्यांना तुम्ही सक्रियपणे समस्या व्यवस्थापित करता, तुम्ही तुमच्या ग्राहकांचे संरक्षण देखील करता.

आपण पुढील शोधासाठी तयार असाल म्हणून आपण पायऱ्यांमधून जाऊ या.

अनुपालन समस्यांना प्रतिसाद कसा द्यावा

जेव्हा अनुपालन समस्या उद्भवते, तेव्हा त्वरीत कार्य करणे महत्त्वाचे असते — परंतु संरचित, चांगल्या-दस्तऐवजीकरण केलेल्या प्रक्रियेचे अनुसरण करणे तितकेच महत्त्वाचे असते. स्पष्ट फ्रेमवर्कशिवाय वेगाने पुढे जाणे नवीन समस्या निर्माण करू शकते. तुम्ही तात्काळ समस्येचे निराकरण करू शकता परंतु नंतर त्या पृष्ठभागावर अंतर सोडू शकता.

अनुपालन समस्या व्याप्ती आणि तीव्रतेमध्ये भिन्न असताना, प्रत्येक शोध सातत्याने हाताळला गेला पाहिजे. एक किरकोळ दस्तऐवजीकरण त्रुटी आणि BSA चे मोठे उल्लंघन भिन्न स्तरांच्या प्रतिसादाची मागणी करते — परंतु दोघांनीही समान शिस्तबद्ध फ्रेमवर्कचे पालन केले पाहिजे.

येथे आपण अनुसरण करू शकता अशी प्रक्रिया आहे:

समस्येचे त्वरित दस्तऐवजीकरण करा.

तुम्हाला काय सापडले याचे लिखित रेकॉर्ड तयार करा — समस्या परिभाषित करणे, तुम्हाला ती कधी सापडली आणि ती तुमच्या ऑपरेशन्समध्ये कुठे अस्तित्वात आहे. कोणते धोरण किंवा नियमन प्रभावित झाले आहे, शोध कशामुळे सुरू झाला आणि संभाव्य परिणामाबद्दल कोणतीही प्रारंभिक निरीक्षणे यासारख्या तपशीलांचा समावेश करा.

उदाहरणार्थ, लेखापरीक्षणादरम्यान तुम्हाला ही समस्या आढळल्यास किंवा ग्राहकाच्या तक्रारीमुळे ती उजेडात आली असल्यास ते लक्षात घ्या. तुम्ही जितके अधिक संदर्भ द्याल तितके चित्र नंतर स्पष्ट होईल.

तीव्रता निश्चित करा.

प्रत्येक अनुपालन समस्या समान पातळीच्या प्रतिसादाची हमी देत ​​नाही. उदाहरणार्थ, वाजवी कर्ज उल्लंघनाचा नमुना प्रकटीकरणावरील गहाळ स्वाक्षरीपेक्षा खूपच गंभीर आहे. तुमच्या संस्थेने तुमच्या एकूण जोखमीच्या इच्छाशी संरेखित करणाऱ्या अनुपालन निष्कर्षांसाठी सातत्याने रेटिंग प्रणाली लागू केली पाहिजे.

गंभीर समस्यांमध्ये सामान्यत: ग्राहक प्रभाव, पुनरावृत्ती उल्लंघन किंवा नियामकांनी आधीच ध्वजांकित केलेली क्षेत्रे यांचा समावेश होतो. कमी गंभीर समस्यांवर मर्यादित प्रभाव आणि सरळ सुधारात्मक क्रिया असतात.

मूळ कारणाचे विश्लेषण करा.

अनुपालनाचे उल्लंघन का झाले हे समजून घेण्यासाठी वेळ काढा. मूलभूत कारण अपुरे प्रशिक्षण कार्यक्रम, गोंधळात टाकणारी प्रक्रिया, खराब सिस्टम डिझाइन, अपुरा कर्मचारी वर्ग किंवा कमकुवत अंतर्गत नियंत्रणे यासारख्या समस्यांकडे निर्देश करू शकतात.

सखोल मूळ कारणाचे विश्लेषण हे निर्धारित करण्यात मदत करते की समस्येचे निराकरण सोप्या निराकरणाने केले जाऊ शकते किंवा ते दीर्घकालीन सुधारात्मक कृती आवश्यक असलेल्या व्यापक, प्रणालीगत समस्येचे संकेत देते. तुमचे विश्लेषण परीक्षकांसाठी दस्तऐवजीकरण करून दाखवा की समस्येचे योग्यरित्या मूल्यांकन केले गेले आणि संबोधित केले गेले.

योग्य लोकांचा समावेश करा.

अनुपालन समस्या अनेकदा तुमच्या संस्थेतील विशिष्ट विभागांशी संबंधित असतात. उदाहरणार्थ, वाजवी कर्जाच्या चिंतेसाठी कर्ज देणाऱ्या टीमकडून इनपुटची आवश्यकता असू शकते — आणि जाहिरातींचा समावेश असल्यास संभाव्य विपणन. योग्य स्टेकहोल्डर्सना सूचित केले आहे याची खात्री करा आणि पुढील पायऱ्यांवर लवकर सहयोग करा.

किरकोळ दस्तऐवजीकरण त्रुटीसाठी तुम्हाला वरिष्ठ व्यवस्थापनाला सामील करण्याची आवश्यकता नाही, परंतु महत्त्वाच्या समस्या कधीही वेगळ्या पद्धतीने हाताळल्या जाऊ नयेत. प्रत्येक कृती आयटमसाठी स्पष्ट मालकी नियुक्त करा आणि जबाबदारी आणि वेळेवर निराकरण सुनिश्चित करण्यासाठी वास्तववादी मुदत सेट करा.

प्रभावाचे मूल्यांकन करा.

मुद्दा कुठपर्यंत पोहोचतो ते समजून घ्या. समस्येने किती ग्राहकांना किंवा खात्यांना स्पर्श केला आहे हे जाणून घेण्यासाठी तुम्हाला अलीकडील व्यवहारांचे पुनरावलोकन करावे लागेल. समस्या केव्हा सुरू झाली हे निर्धारित करण्याचा प्रयत्न करा जेणेकरून तुम्ही अंदाज लावू शकता की उपाय करण्यासाठी किती वेळ लागेल.

काही समस्या अनिवार्य अहवाल आवश्यकता देखील ट्रिगर करतील. तुमच्या नियामक आवश्यकता लवकर तपासा आणि तुमच्या कॅलेंडरवर गंभीर मुदती चिन्हांकित करा. रिपोर्टिंग विंडो गहाळ झाल्यामुळे मूळ उल्लंघन वाढू शकते. समस्या ग्राहकांना आर्थिकदृष्ट्या प्रभावित करत असल्यास, संभाव्य उपाय खर्चाची गणना करा आणि ग्राहकांना पूर्ण करण्यासाठी सर्वोत्तम पद्धत ठरवा.

कृती योजना विकसित करा आणि त्याची अंमलबजावणी करा.

एकदा काय चूक झाली आणि कोणाला त्यात सहभागी करून घ्यायचे आहे हे समजल्यानंतर, त्याचे निराकरण करण्यासाठी एक योजना तयार करा. यासाठी ठोस पावले उचलण्याची गरज आहे. कोणत्या प्रक्रियेत बदल आवश्यक आहेत? प्रत्येक कृतीसाठी कोण जबाबदार आहे? टाइमलाइन काय आहे? फिक्स काम केले हे तुम्हाला कसे कळेल?

तुमच्या योजनेमध्ये तात्काळ सुधारात्मक कृती आणि दीर्घकालीन उपाय या दोन्हींचा समावेश असावा. उदाहरणार्थ, जर ग्राहक खात्याच्या स्टेटमेंटमध्ये आवश्यक प्रकटीकरणे गहाळ असतील, तर अल्पकालीन निराकरण म्हणजे दुरुस्त केलेली विधाने पाठवणे, तर दीर्घकालीन समाधान मूळ कारणास संबोधित करते ज्यामुळे त्रुटी उद्भवू शकते.

निरीक्षण आणि निराकरण चाचणी.

सुधारात्मक क्रिया सुरू झाल्यानंतर, त्यांनी समस्येचे निराकरण केले आहे हे सत्यापित करा. उपाय प्रभावी आणि टिकाऊ आहे की नाही याचे मूल्यांकन करण्यासाठी नियमित चेक-इन शेड्यूल करा. अनुपालनाची पुष्टी करण्यासाठी लक्ष्यित चाचणी आयोजित करा आणि सतत पालन सुनिश्चित करण्यासाठी आवश्यकतेनुसार प्रत्येक विभागाकडे पाठपुरावा करा.

प्रगतीचा मागोवा घेण्यासाठी आणि कोणतीही रेंगाळलेली तफावत शोधण्यासाठी अंमलबजावणीनंतर 30, 60 आणि 90 दिवसांनी फॉलो-अप पुनरावलोकने शेड्यूल करण्याचा विचार करा.

सर्व काही दस्तऐवजीकरण करा.

जेव्हा परीक्षक तुमच्या संस्थेचे पुनरावलोकन करतात, तेव्हा ते स्पष्ट पुराव्याची अपेक्षा करतील की समस्या ओळखली गेली, संबोधित केले गेले आणि निराकरण केले गेले. तुम्ही केलेल्या कृती, तुमच्या प्रतिसादाची टाइमलाइन आणि तुमचे प्रयत्न ग्राहकांचे संरक्षण आणि अनुपालन राखण्यासाठी वचनबद्धता कशी दाखवतात हे दाखवणारे संपूर्ण दस्तऐवज ठेवा.

सामान्य चुका टाळा.

अनुपालन समस्या कमी करू नका किंवा योग्य तपासाशिवाय ती एक वेगळी घटना आहे असे समजू नका. काही संस्था मूळ कारण समजून न घेता पृष्ठभाग-स्तरीय निराकरण लागू करण्यासाठी घाई करतात — फक्त नंतर समस्या पुन्हा उद्भवते हे पाहण्यासाठी. इतर मुख्य भागधारकांना लवकर सहभागी करण्यात अयशस्वी ठरतात, परिणामी अपूर्ण किंवा विसंगत उपाय होतात.

कदाचित सर्वात हानीकारक चूक म्हणजे खराब कागदपत्रे. तुम्ही सर्व योग्य सुधारात्मक कृती करू शकता, परंतु परीक्षेदरम्यान तुम्ही ते सिद्ध करू शकत नसल्यास, नियामक असे मानू शकतात की समस्या योग्यरित्या हाताळली गेली नाही.

अनुपालन अपयश लवकर कसे पकडायचे

प्रत्येक संस्थेला कधी ना कधी अनुपालन समस्यांना सामोरे जावे लागेल. नियामकांचे लक्ष वेधण्याआधी समस्या शोधून काढणारी प्रणाली असणे ही मुख्य गोष्ट आहे.

स्पष्ट वाढीचे मार्ग तयार करा.

कर्मचाऱ्यांना हे समजून घेणे आवश्यक आहे की अनुपालन समस्या म्हणून काय पात्र आहे आणि ते ओळखतात तेव्हा कोणाला सूचित करावे. तुमच्या टीमला लाल ध्वज ओळखण्यासाठी प्रशिक्षित करा आणि परिणामांच्या भीतीशिवाय चिंता नोंदवणे सोपे करा.

तंत्रज्ञानात गुंतवणूक करा.

मॅन्युअल अनुपालन निरीक्षण हे वेळखाऊ, त्रुटी प्रवण असते आणि अनेकदा नमुने किंवा आउटलायर्स चुकवतात. अनुपालन व्यवस्थापन सॉफ्टवेअर दस्तऐवजीकरण केंद्रीकृत करू शकते, सुधारात्मक कृतींचा मागोवा घेऊ शकते, संशोधन सुव्यवस्थित करू शकते आणि परीक्षेसाठी तयार अहवाल तयार करू शकते – हे सर्व काही वेळेत.

नियमित जोखीम मूल्यांकन करा.

तुमच्या संस्थेच्या जोखमीच्या क्षमतेवर आधारित अंतर्गत ऑडिट आणि अनुपालन पुनरावलोकने वर्षभर व्हायला हवीत. जटिल नियमांच्या अधीन असलेली उत्पादने किंवा सेवांना अधिक वारंवार पुनरावलोकनांची आवश्यकता असते. अनुपालन सॉफ्टवेअर ही प्रक्रिया सुलभ करते, मॅन्युअल प्रयत्न कमी करते आणि मूल्यांकन वेळ अर्धा कमी करते.

सारखे सॉफ्टवेअर वापरणे करार यशस्वी जोखीम मूल्यांकन करण्यासाठी महत्त्वपूर्ण आहे.

रिअल-टाइम अलर्ट वापरा.

नवीन नियामक अद्यतनांमुळे सावध होऊ नका. रिअल-टाइम अलर्ट आणि स्वयंचलित बदल ट्रॅकिंग सक्षम करा जेणेकरून तुमचा कार्यसंघ प्रभावाचे द्रुतपणे मूल्यांकन करू शकेल, अद्यतने लागू करू शकेल आणि स्पष्ट मार्गदर्शन संस्था-व्यापी संप्रेषण करू शकेल.

प्रत्येक अंकातून शिका.

अनुपालन समस्येचे निराकरण केल्यानंतर, नमुने आणि शिकलेल्या धड्यांसाठी त्याचे विश्लेषण करा. काही नियमांमुळे सातत्याने गोंधळ निर्माण होत असल्यास, प्रशिक्षण वाढवा किंवा कार्यपद्धती स्पष्ट करा. आवर्ती थीम ओळखण्यासाठी त्रैमासिक पुनरावलोकने शेड्यूल करा आणि तुमची एकूण अनुपालन स्थिती मजबूत करा.

पुढे सरकत आहे

गुरुवारी दुपारी 4 वाजता अनुपालन समस्या शोधणे संकटात बदलण्याची गरज नाही. संरचित प्रतिसाद फ्रेमवर्कसह, आपण समस्या जलद आणि आत्मविश्वासाने व्यवस्थापित करू शकता- प्रत्येक चरणाचे दस्तऐवजीकरण करून, त्याच्या तीव्रतेचे मूल्यांकन करून आणि मूळ कारण ओळखून.

योग्य सिस्टीम लावल्याने खरी अनुपालनाची संस्कृती वाढीस लागते. हे चेकलिस्ट व्यायामापासून जोखीम व्यवस्थापनाला सतत, सक्रिय शिस्तीत रूपांतरित करते. ज्या संस्था भरभराटीस येतात त्या केवळ अनुपालनाच्या मुद्द्यांवर प्रतिक्रिया देण्याइतकेच चांगले नसतात – ते असे वातावरण तयार करतात जिथे समस्या लवकर समोर येतात, पद्धतशीरपणे हाताळल्या जातात आणि संपूर्ण संस्था मजबूत करणाऱ्या शिक्षणाच्या संधी बनतात.