हुशार सहयोगी ॲप्ससह हायब्रिड टीम्सचे रूपांतर

ठळक मुद्दे

• हायब्रीड टीमना स्मार्ट मीटिंग टूल्सचा फायदा होतो जे संभाषणांना स्पष्ट सारांश, स्पीकर टॅग आणि झटपट पुढील-स्टेप असाइनमेंटमध्ये बदलतात.
• लाइव्ह कॅप्शन आणि रिअल-टाइम भाषांतर हायब्रिड टीमना भाषा, झोन आणि ॲक्सेसिबिलिटी गरजांमध्ये सहजतेने सहयोग करण्यास मदत करतात.
• अंगभूत ऑटोमेशन मॅन्युअल फॉलो-अप कमी करून हायब्रिड संघांना चालना देते, जरी अचूकता तपासणी आणि मजबूत डेटा नियंत्रणे आवश्यक आहेत.

संकरित काम ही आता केवळ अल्पकालीन चाचणी राहिलेली नाही; आता अनेक कंपन्या त्यावर रोज धावतात. या बदलाचा अर्थ असा आहे की टीमवर्क टेकच्या आसपासच्या संघाच्या अपेक्षा देखील बदलल्या आहेत. प्रत्येकजण संपादित करू शकणाऱ्या व्हिडिओ चॅट्स आणि फाइल्सची फक्त गरज न ठेवता, नवीन ॲप्सचा उद्देश मीटिंग अधिक अंतर्ज्ञानी बनवणे, चर्चा भाषांमध्ये त्वरित अनुवादित करणे, तर मीटिंगनंतरची कार्ये मॅन्युअल इनपुटशिवाय होतात.

येथे नवीन काय आहे

काही काळापूर्वी, मीटिंगमध्ये काय महत्त्वाचे आहे हे शोधून काढणे म्हणजे कोणीतरी गोष्टी लिहून ठेवणे किंवा हाताने पाठवलेल्या फायली आवश्यक असलेल्या बाहेरील मदतीसाठी पैसे देणे यावर अवलंबून आहे. आम्ही आधीच दररोज वापरत असलेल्या टूल्समध्ये चर्चेचे मजकूर जीवनात रुपांतर केल्याने आता हा त्रास कमी होत आहे. आजचे स्मार्ट मदतनीस शब्द लिहिण्यापेक्षा जास्त करतात; ते मुळात संभाषणे कमी करतात, मुख्य भाग दर्शवतात, स्पीकर टॅग करतात आणि नियुक्त करण्यासाठी तयार असलेल्या स्पष्ट पुढील पायऱ्या बाहेर काढतात. अशा प्रकारे, प्रत्येकाला चॅटमधून वास्तविक टेकअवेमध्ये प्रवेश मिळतो, अगदी ज्यांनी ते चुकवले आहे.

मिश्र संघ नैसर्गिकरित्या वेगवेगळ्या वेळी काम करत असल्याने या शिफ्टची गणना होते, लोक झोनमध्ये पसरतात, वेळापत्रकांमध्ये संघर्ष असतो, त्यामुळे प्रत्येक चर्चेसाठी सर्वच दिसत नाहीत. एखाद्या व्यक्तीला स्कॅन करता येत नसलेल्या लांबलचक रेकॉर्डिंगऐवजी मीटिंगचे परिणाम थोडक्यात, शोधण्यास-सोप्या नोट्समध्ये बदलत असल्याने, गहाळ सदस्यांना अधिक जलद अपडेट मिळतात, तर गट जुन्या पॉइंट्स पुन्हा हॅश करणे टाळतात. नुसत्या सोयीपेक्षाही, हे मशीन-निर्मित रेकॉर्ड कंपनीच्या सेव्ह केलेल्या मेमरीसारखे कार्य करतात: पूर्वीच्या निवडी, का कारणे, कोणी काय केले, सर्व चॅट फ्लडमध्ये गायब होण्याऐवजी उपलब्ध राहतात. कालांतराने, साधने जसजशी पातळी वाढतात, मेळावे केवळ थेट चेक-इन करणे थांबवतात आणि चिरस्थायी माहिती बँक तयार करण्यास सुरवात करतात.

थेट भाषांतर आणि उपशीर्षके

संकरित संघ आता दोन्ही तास आणि जीभ पसरवा. त्यावेळेस, वेगवेगळ्या भाषांमध्ये काम करणे म्हणजे अर्थ सांगू शकेल अशा व्यक्तीला शोधणे, शब्दांची अदलाबदल होत असताना शांतपणे बसणे किंवा बिंदू पूर्णपणे चुकलेल्या लेखनासाठी दिवस वाट पाहणे. आजकाल, कॉल दरम्यान रीअल-टाइम मथळे पॉप अप होतात, फ्लायवर भाषण मजकूरात बदलतात, अनेकदा दुसऱ्या भाषेत. लोक लगेच पाठपुरावा करू शकतात, त्यांना कोणती भाषा सोयीस्कर आहे हे महत्त्वाचे नाही. ही शिफ्ट जगभरातील क्रूसाठी गोष्टी सुलभ करते, प्रत्येकाला अंतर न ठेवता आत येऊ देते. ओघाने किंवा ऐकण्याच्या गरजेमुळे ज्यांना लिखित शब्दांची गरज आहे त्यांच्यासाठी हे दरवाजे देखील उघडते.

रिअल-टाइम भाषांतर कुशल दुभाष्याच्या सूक्ष्मतेशी जुळत नाही, विशेषतः जेव्हा चर्चा तीव्र किंवा अवघड असते. तरीही, मशिन बऱ्याचदा जाड उच्चार, विशिष्ट शब्द किंवा लोक एकाच वेळी बोलतात यावर ट्रिप करतात. तरीही नियमित चेक-इन, द्रुत कल्पना किंवा प्रकल्प अद्यतनांसाठी, थेट उपशीर्षके पाहणे किंवा अनुवादित रीकॅप मिळवणे अधिक लोकांना खोलीत खेचण्यास मदत करते. सर्वात वर, ते थेट नोट्सशी जोडलेले आहे: काही टूल्स इतरांमध्ये सारांश काढताना स्त्रोत भाषेत काय बोलले होते ते लॉग करतात. हे व्यस्त काम कमी करते आणि भाषांमध्ये पुनरावृत्ती होणारी कार्ये वगळते.

वर्कफ्लो ऑटोमेशन

निवडी कॅप्चर करणे केवळ तेव्हाच कार्य करते जेव्हा कोणी त्यांच्यावर कार्य करते. नवीन टीमवर्क ॲप्स अतिरिक्त प्रयत्नांशिवाय मीटिंगचे परिणाम वास्तविक कार्यांमध्ये बदलण्यात मदत करतात. जर सॉफ्टवेअरला “जेव्हियर किंमत पत्रक निश्चित करेल” असे काहीतरी आढळले तर ते ते काम लॉग करू शकते जिथे काम व्यवस्थापित केले जाते, जेवियरला टॅग करू शकते, एक नियत तारीख जोडू शकते आणि नंतर टीम चॅटला पिंग करू शकते. हे व्यस्त कार्य वगळते, टू-डॉस पुन्हा टाईप करत नाही किंवा स्मरणपत्रे पाठवत नाहीत, ज्यामुळे बऱ्याचदा गोष्टी कमी होतात किंवा रिमोट ग्रुप्समध्ये तुकडे चुकतात.

ऑटोमेशन टूल्स आता फक्त कस्टम कोड नाहीत; ते सोपे आहेत, कॅलेंडर, टू-डू लिस्ट, सेल्स ट्रॅकर्स किंवा मेसेजिंग ॲप्समधील कोड-कोड लिंक नाहीत. काही टीमवर्क ॲप निर्माते आता हे वर्कफ्लो थेट त्यांच्या सिस्टममध्ये बेक करतात, म्हणजे वापरकर्ते मीटिंग स्क्रीन न सोडता फॉलो-अप आयटममध्ये चॅट रीकॅप फ्लिप करू शकतात. नक्कीच, यामुळे वेळेची बचत होते, परंतु सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे, गोष्टी एकसमान राहतात: प्रत्येक वेळी कार्ये सारख्याच प्रकारे पार पडतात, जबाबदार्यांबद्दल गोंधळ कमी होतो, तसेच कोणी काय केले याची दृश्यमान नोंद असते, जे संघ मोठे असतात किंवा वेगवेगळ्या ठिकाणी पसरतात तेव्हा खरोखर मदत होते.

जोखीम अधिक नियंत्रण

संघांना एकत्र काम करण्यास मदत करणाऱ्या गोष्टी त्यांना हाताळण्यासाठी नवीन धोके देखील आणू शकतात. AI सारांश आणि स्वयंचलित भाषांतरे सुलभ वाटू शकतात, परंतु ते नेहमीच योग्य होत नाहीत. काही स्मार्ट टूल्स खात्रीशीर वाटणारी, तरीही चुकीची किंवा गोंधळात टाकणारी माहिती बाहेर टाकतात. यामुळे, मशिनद्वारे बनवलेल्या नोटांवर झुकणे जसे की ते कायदेशीर बाबींमध्ये ठोस पुरावे आहेत, जोपर्यंत एखाद्या व्यक्तीने त्यांची प्रथम तपासणी केली नाही तोपर्यंत ते धोकादायक आहे.

गोपनीयता प्लस जिथे डेटा राहतो ते लोकांना काळजीत ठेवते. चॅटमध्ये सामान्यतः क्लायंट, आगामी उत्पादने किंवा कायदेशीर सामग्रीचे खाजगी तपशील असतात. मीटिंगसाठी एआय टूल्स आणताना, कंपन्यांनी रेकॉर्डिंग आणि मजकूर कोठे जातात, ते कोण हाताळते, विक्रेते त्या टॉकचा वापर करून सिस्टमला प्रशिक्षण देतात का, गोष्टी किती काळ जतन केल्या जातात आणि क्लीनअप पर्याय कायद्यांचे पालन करतात की नाही हे तपासणे आवश्यक आहे. जेव्हा सेशन कॅप्चर केले जातात किंवा स्मार्ट सॉफ्टवेअरद्वारे स्कॅन केले जातात तेव्हा कॉलमधील लोक हेड-अपसाठी पात्र असतात. तसेच, स्वयं-साधने गोंधळ करू शकतात, म्हणा, दुहेरी कार्ये करू शकतात किंवा अस्पष्ट नोट्स पाठवू शकतात; त्यामुळे, चुकांमुळे दुखापत होऊ शकते तेव्हा खऱ्या माणसांनी पाऊल उचलले तर अर्थ प्राप्त होतो.

मिश्र कार्य गटांसाठी सोप्या टिपा

छोट्या चाचण्यांसह प्रारंभ करा, दिलेल्या सेटअपमध्ये तंत्रज्ञान कशी प्रतिक्रिया देते ते पहा. टीम हडल्स दरम्यान AI सारांश वापरा, सुरुवातीला ग्राहक कॉल नाही. हे वापरून पहात असताना, कोणत्या त्रुटी पॉप अप होतात ते लक्षात घ्या; अशा प्रकारे, वापरकर्ते नंतर द्रुत तपासणी तयार करू शकतात. स्वयंचलित कार्ये सेट करत आहात? स्पष्ट उद्दिष्टे रेखाटणे: एखादे कार्य काय सुरू होते आणि जेव्हा एखाद्याला पाऊल टाकण्याची आवश्यकता असते तेव्हा ते पिन डाउन करा. यामुळे गोष्टी वाढू नयेत आणि अव्यवस्थित आउटपुट जमा होण्यापासून थांबतात.

स्पष्ट भाषा योजना निवडल्याने गोष्टी सुरळीत चालण्यास मदत होते. रेकॉर्डिंग फक्त त्यांच्या मातृभाषेत जतन करणे आवश्यक असल्यास निवडा, आवश्यक असेल तेव्हा भाषांतर तयार करा किंवा दोन्ही धरून ठेवा; प्रत्येक निवड जागेचा वापर, शोधण्यात सुलभता आणि नियम किती स्पष्टपणे लागू होतात यावर परिणाम करते.

टीम लीड्स आणि कर्मचाऱ्यांना सारांश कुठे शोधायचा, चुका दुरुस्त कराव्यात, त्यांच्यासाठी जबाबदार असलेल्या कार्यांची पडताळणी करा आणि गोपनीय माहितीच्या आसपास समस्या फ्लॅग करा हे पहा. एक शेवटची गोष्ट, एखादे साधन उचलण्याची घाई करू नका; त्याची सुरक्षा मंजूरी तपासा, डेटा कुठे हाताळला जातो, मॉडेल्स कसे प्रशिक्षित केले जातात, तसेच ते सर्व टीममध्ये आणण्यापूर्वी प्रशासकांना कोणते नियंत्रण पर्याय मिळतात.