प्रत्येक व्यवसाय प्रक्रियांवर अवलंबून असतो, जरी ते औपचारिकपणे दस्तऐवजीकरण केलेले नसले तरीही. एक कर्मचारी विनंती सबमिट करतो, कोणीतरी त्याचे पुनरावलोकन करतो, दुसर्या व्यक्तीने त्यास मान्यता दिली आणि अंतिम कार्यसंघ कार्य पूर्ण करते. कालांतराने, नवीन साधने, मंजूरी आवश्यकता आणि अपवाद जोडले गेल्याने या पायऱ्या क्लिष्ट होऊ शकतात.
प्रक्रिया मॅपिंग कार्यसंघांना संस्थेद्वारे कार्य कसे चालते याचे दृश्य प्रतिनिधित्व देते. कार्यप्रवाह कसा चालतो याविषयीच्या गृहितकांवर अवलंबून राहण्याऐवजी, कार्यसंघ प्रत्यक्ष क्रिया, निर्णय, लोक आणि प्रणालींचा प्रत्यक्ष क्रम दस्तऐवजीकरण करू शकतात. ऑटोमेशनपूर्वी हे विशेषतः मौल्यवान बनते. विद्यमान प्रक्रिया समजून घेतल्याने संघांना काय सुधारले पाहिजे, काय मॅन्युअल राहिले पाहिजे आणि तंत्रज्ञानाचा खरा फायदा होऊ शकतो हे ठरवू देते.
प्रक्रिया मॅपिंग म्हणजे काय?
प्रक्रिया मॅपिंग म्हणजे विशिष्ट कार्यप्रवाह पूर्ण करण्यात गुंतलेल्या चरणांचे दस्तऐवजीकरण करण्याचा सराव. नकाशा वेगवेगळ्या टप्प्यांवर वापरलेली कार्ये, निर्णय, इनपुट, आउटपुट, जबाबदार संघ, एएमएस आणि सिस्टम दर्शवू शकतो. उदाहरणार्थ, एक कर्मचारी खर्च प्रक्रिया पावती सबमिट करण्यापासून सुरू होऊ शकते, त्यानंतर व्यवस्थापक पुनरावलोकन, वित्त पडताळणी आणि प्रतिपूर्ती.
या चरणांचे मॅपिंग केल्याने कर्मचारी आणि विभाग यांच्यात माहिती कशी हलते हे उघड होऊ शकते. तपशीलाची पातळी बदलू शकते. उच्च-स्तरीय नकाशा केवळ प्रमुख टप्पे दर्शवू शकतो, तर तपशीलवार नकाशा वैयक्तिक क्रिया, निर्णयाचे मुद्दे आणि अपवाद दस्तऐवजीकरण करू शकतो.
ऑटोमेटेड करण्यापूर्वी प्रक्रिया का मॅप करायची?
ऑटोमेशन साधने त्वरीत कार्ये कार्यान्वित करू शकतात, परंतु अंतर्निहित कार्यप्रवाह अर्थपूर्ण आहे की नाही हे ते स्वयंचलितपणे निर्धारित करू शकत नाहीत. जर एखाद्या प्रक्रियेमध्ये अनावश्यक मंजूरी किंवा डुप्लिकेट डेटा एंट्री असेल तर, प्रत्येक पायरी स्वयंचलित केल्याने ती अकार्यक्षमता जतन केली जाऊ शकते. समजा ग्राहक-सपोर्ट टीम तिकीट बंद करण्यापूर्वी तीन प्रणालींमध्ये व्यक्तिचलितपणे माहिती हस्तांतरित करते.
वर्कफ्लो मॅपिंग केल्याने असे दिसून येईल की त्यापैकी एक हस्तांतरण अनावश्यक आहे. त्यानंतर कोणते चरण स्वयंचलित असावेत हे ठरविण्यापूर्वी कार्यसंघ प्रक्रियेची पुनर्रचना करू शकतो. हे तंत्रज्ञानाला अकार्यक्षम काम करण्याचा जलद मार्ग बनण्यापासून प्रतिबंधित करते.
अडथळे आणि विलंब शोधणे
प्रक्रिया नकाशा ओळखण्यास विलंब सुलभ करू शकतो कारण कार्य कोठे वारंवार थांबते किंवा दुसऱ्या क्रियेची प्रतीक्षा करते हे कार्यसंघ पाहू शकतात. उदाहरणार्थ, खरेदीच्या विनंतीला काही दिवस लागू शकतात कारण खरेदी टीम हळू काम करत नाही, परंतु प्रत्येक विनंतीला अनेक मंजुऱ्यांची आवश्यकता असते जरी रक्कम कमी असली तरीही.
प्रक्रियेचे मॅपिंग हा निर्णय बिंदू हायलाइट करू शकतो आणि कार्यप्रवाहाचे पुनरावलोकन करण्यासाठी टीमला पुरावा देऊ शकतो. जेव्हा माहिती अपूर्ण असते, कर्मचाऱ्यांना गहाळ तपशील शोधावे लागतात किंवा दोन सिस्टम योग्यरित्या संवाद साधत नाहीत तेव्हा अडथळे देखील येऊ शकतात.
अनावश्यक पायऱ्या ओळखणे
दीर्घकाळ चालणाऱ्या वर्कफ्लोमधील प्रत्येक पायरी अजूनही आवश्यक नसते. प्रक्रिया सहसा कार्ये जमा करतात कारण एखाद्याला एकदा त्यांची गरज भासली, अगदी मूळ आवश्यकता नाहीशी झाल्यानंतरही. मॅपिंग प्रत्येक टप्प्यावर प्रश्न करण्यासाठी संघांना प्रोत्साहित करू शकते. कार्य मूल्य जोडते का? इतरत्र माहिती आधीच उपलब्ध आहे का? दुसरा संघ समान तपासणी करतो का? दोन पायऱ्या एकत्र करता येतील का? अनावश्यक काम काढून टाकल्याने नवीन सॉफ्टवेअरची गरज न लागता कार्यक्षमता वाढू शकते.
प्रत्येक पाऊल कोणाचे आहे हे समजून घेणे
जेव्हा जबाबदाऱ्या अस्पष्ट असतात तेव्हा कार्यप्रवाह अकार्यक्षम होऊ शकतो. प्रत्येक कृती कोण करते आणि मालकी एका संघाकडून दुसऱ्या संघाकडे कुठे जाते हे प्रक्रियेचा नकाशा ओळखू शकतो. विक्री, वित्त आणि ऑपरेशन्स समाविष्ट असलेल्या ग्राहक ऑनबोर्डिंग प्रक्रियेचा विचार करा. विक्री मंजूरी आणि खाते सेटअपमधील संक्रमण स्पष्टपणे कोणीही मालकीचे नसल्यास, विनंत्या कोणीही जबाबदारी न घेता रांगेत बसू शकतात. मालकी दृश्यमान बनवणे संघांना स्पष्ट हँडऑफ आणि जबाबदारी प्रस्थापित करण्यात मदत करू शकते.
प्रक्रिया मॅपिंग ऑटोमेशन संधी प्रकट करू शकते
एकदा वर्कफ्लो समजल्यानंतर, कार्यसंघ ऑटोमेशनसाठी योग्य असलेली कार्ये ओळखू शकतात. पुनरावृत्ती, नियम-आधारित क्रियाकलाप हे सहसा चांगले उमेदवार असतात. उदाहरणार्थ, जेव्हा एखादा ग्राहक फॉर्म पूर्ण करतो, तेव्हा स्वयंचलित वर्कफ्लो माहिती सत्यापित करू शकतो, रेकॉर्ड तयार करू शकतो, योग्य टीमला सूचित करू शकतो आणि पुष्टीकरण संदेश व्युत्पन्न करू शकतो. अधिक जटिल निर्णयांना अजूनही मानवी सहभागाची आवश्यकता असू शकते. मॅपिंग कार्यसंघांना विश्वासार्हपणे स्वयंचलित करता येणारी कार्ये आणि जिथे मानवी निर्णय महत्त्वाचा राहतो त्यांच्यात फरक करण्यास मदत करते.
उत्तम प्रक्रिया खर्च कमी करू शकतात
प्रक्रिया सुधारण्यासाठी नेहमीच कर्मचारी कमी करणे किंवा विद्यमान प्रणाली बदलणे आवश्यक नसते. डुप्लिकेट केलेले काम, अनावश्यक मंजूरी आणि मॅन्युअल डेटा एंट्री कमी केल्याने कर्मचाऱ्यांचा नियमित कामे पूर्ण करण्यासाठी लागणारा वेळ कमी होऊ शकतो. उदाहरणार्थ, एक फायनान्स टीम जी एकाच इन्व्हॉइसची माहिती एकापेक्षा जास्त सिस्टीममध्ये मॅन्युअली एन्टर करते ती वर्कफ्लोची पुनर्रचना करून आणि संबंधित सिस्टीम कनेक्ट करून प्रक्रियेचा वेळ कमी करू शकते. आर्थिक फायदा प्रक्रियेवर अवलंबून असतो, परंतु जेव्हा एखादे कार्य शेकडो किंवा हजारो वेळा पुनरावृत्ती होते तेव्हा लहान सुधारणा देखील महत्त्वपूर्ण होऊ शकतात.
प्रक्रिया नकाशे संप्रेषण सुधारतात
वेगवेगळ्या विभागांना समान कार्यप्रवाहाची खूप वेगळी समज असू शकते. व्हिज्युअल प्रक्रिया नकाशा त्यांना एक सामायिक संदर्भ बिंदू देते. प्रक्रिया-सुधारणा प्रकल्पादरम्यान, उदाहरणार्थ, उत्पादन कार्यसंघ, ऑपरेशन्स टीम आणि अभियांत्रिकी कार्यसंघ माहिती प्रणालीमध्ये कोठे प्रवेश करते, निर्णय कोठे होतात आणि वापरकर्त्यांना विलंबाचा अनुभव कोठे येतो यावर चर्चा करण्यासाठी समान नकाशा वापरू शकतात. यामुळे गैरसमज कमी होऊ शकतात आणि सुधारणांबद्दल चर्चा अधिक ठोस होऊ शकते.
प्रक्रियांना अपवादांसाठी खाते आवश्यक आहे
वास्तविक-जागतिक कार्यप्रवाह क्वचितच एक परिपूर्ण मार्ग अनुसरण करतात. ग्राहक अपूर्ण माहिती देऊ शकतात, मंजूरी नाकारली जाऊ शकते किंवा सिस्टम अनुपलब्ध होऊ शकते. केवळ आदर्श परिस्थितीचे दस्तऐवजीकरण करण्याऐवजी एक उपयुक्त प्रक्रिया नकाशा महत्त्वपूर्ण अपवादांसाठी जबाबदार असावा. काहीतरी चूक झाल्यावर काय होते आणि त्या प्रकरणांमध्ये व्यक्तिचलित हस्तक्षेप आवश्यक आहे का हे समजण्यास हे संघांना मदत करते. अपवादांकडे दुर्लक्ष केल्याने ऑटोमेशन होऊ शकते जे सामान्य परिस्थितीत उत्तम प्रकारे कार्य करते परंतु जेव्हा वर्कफ्लोला कमी सामान्य परिस्थिती येते तेव्हा अपयशी ठरते.
प्रक्रिया नकाशे अद्ययावत ठेवा
कार्यप्रवाह बदलताच प्रक्रिया नकाशा जुना होऊ शकतो. नवीन सॉफ्टवेअर, सुधारित धोरणे किंवा संघाच्या जबाबदाऱ्यांमधील बदल जुना नकाशा चुकीचा बनवू शकतात. म्हणून कार्यसंघांनी प्रक्रिया दस्तऐवजीकरण असे काहीतरी मानले पाहिजे ज्याचे नियमित पुनरावलोकन आवश्यक आहे. मुख्य वर्कफ्लो किंवा सिस्टम बदलांनंतर नकाशा अद्यतनित केल्याने हे सुनिश्चित होते की ते कार्य प्रत्यक्षात कसे घडते याचे प्रतिनिधित्व करत राहते. स्वयंचलित प्रक्रियेसाठी हे विशेषतः महत्वाचे आहे कारण कालबाह्य दस्तऐवजीकरण समस्यानिवारण आणि भविष्यातील सुधारणा अधिक कठीण करू शकते.
प्रक्रिया मॅपिंग सतत सुधारणेस समर्थन देते
ऑटोमेशन प्रकल्पापूर्वी प्रक्रिया मॅपिंग ही एक-वेळची क्रियाकलाप असणे आवश्यक नाही. बदलांपूर्वी आणि नंतर कार्यप्रवाह कसा चालतो याची तुलना करण्यासाठी कार्यसंघ नकाशे वापरू शकतात. उदाहरणार्थ, एक कार्यसंघ मूळ प्रक्रियेचे दस्तऐवजीकरण करू शकतो, ऑटोमेशन सादर करू शकतो आणि नंतर नवीन कार्यप्रवाह दर्शविणारा अद्यतनित नकाशा तयार करू शकतो. दोघांची तुलना केल्याने अपेक्षित सुधारणा प्रत्यक्षात झाली की नाही हे ओळखण्यात मदत होऊ शकते. कालांतराने, हे व्यवसाय प्रक्रियांचे दस्तऐवजीकरण, सुधारणा, मोजमाप आणि परिष्कृत करण्याचे चक्र तयार करते.
निष्कर्ष
प्रक्रिया मॅपिंग कार्यसंघांना संस्थेद्वारे प्रत्यक्षात कसे कार्य करते याची स्पष्ट समज देते. कार्ये, निर्णय, मालकी, प्रणाली आणि अपवाद यांचे दस्तऐवजीकरण करून, संघ अडथळे ओळखू शकतात, अनावश्यक पायऱ्या दूर करू शकतात आणि संवाद सुधारू शकतात. ऑटोमेशनपूर्वी त्याचे मूल्य विशेषतः स्पष्ट होते. विद्यमान वर्कफ्लो डिजिटायझेशन करण्याऐवजी, कार्यसंघ प्रथम काय बदलले पाहिजे हे ठरवू शकतात आणि नंतर तंत्रज्ञानाचा वापर करू शकतात जिथे ते वास्तविक मूल्य प्रदान करते. जेव्हा प्रक्रिया नकाशे चालू ठेवले जातात आणि सतत सुधारणेचा भाग म्हणून वापरले जातात, तेव्हा ते व्यवसायांना अधिक कार्यक्षम, व्यवस्थापित करणे सोपे आणि भविष्यातील ऑटोमेशनसाठी चांगले तयार असलेले कार्यप्रवाह तयार करण्यात मदत करू शकतात.
Comments are closed.