डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशन: व्यवसाय कसे कनेक्ट करू शकतात आणि कार्य स्वयंचलित करू शकतात

बऱ्याच कंपन्या अजूनही स्प्रेडशीट, ईमेल थ्रेड्स, पेपर फॉर्म आणि एकमेकांशी बोलत नसलेल्या ॲप्ससह दैनंदिन कार्ये चालवतात. हे सुरुवातीला बरे वाटू शकते, परंतु संघ वाढत असताना ते खंडित होऊ शकते. जेव्हा साधने डेटा सामायिक करत नाहीत, तेव्हा काम हळू होते आणि त्रुटी येऊ शकतात. काही कर्मचारी वेगवेगळ्या ठिकाणी समान कार्ये पुन्हा करतात.

डिजिटल परिवर्तन म्हणजे फक्त नवीन सॉफ्टवेअर खरेदी करणे किंवा जुने लॅपटॉप बदलणे नव्हे. कंपनीमध्ये काम कसे केले जाते हे बारकाईने पाहणे आहे. मग डिजिटल टूल्सचा वापर पावले एकत्र जोडण्यासाठी, गोष्टींचा वेग वाढवण्यासाठी आणि जेव्हा परिस्थिती बदलते तेव्हा कंपनीला समायोजित करण्यात मदत केली जाते. जेव्हा एखादा व्यवसाय हाताने केलेल्या कामांमधून लिंक केलेल्या सॉफ्टवेअरकडे वळतो, तेव्हा कर्मचाऱ्यांचा दैनंदिन प्रवाह अनेकदा बदलतो.

लोकांना आवश्यक तपशील काढणे सोपे जाईल. संघ अधिक स्पष्टपणे बोलू शकतात. कमी वारंवार केलेल्या कृतींसह नियमित काम देखील हाताळले जाऊ शकते. तरीही, हे नफा अपघाताने दिसून येत नाहीत. तुम्हाला योजना आखावी लागेल आणि व्यवसाय ज्या पद्धतीने चालतो त्यामध्ये तुम्हाला साधने बसवावी लागतील.

डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशन म्हणजे काय?

डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशन म्हणजे व्यवसाय कसा चालतो, त्याचे कार्य कसे चालते आणि ग्राहकांशी ते कसे व्यवहार करते हे सुधारण्यासाठी डिजिटल तंत्रज्ञानाचा वापर करणे. एक सामान्य जुन्या-शैलीची प्रक्रिया अनेक पावले उचलू शकते. कोणीतरी स्प्रेडशीटमध्ये डेटा टाइप करू शकतो. पुढे, समान डेटा ईमेलमध्ये कॉपी केला जाऊ शकतो. त्यानंतर, दुसऱ्या व्यक्तीद्वारे ते पुन्हा वेगळ्या सिस्टममध्ये हलविले जाऊ शकते.

लिंक केलेल्या डिजिटल वर्कफ्लोसह, त्यापैकी अनेक पुनरावृत्ती पावले कमी केली जाऊ शकतात. लोक डेटा हाताने फिरवल्याशिवाय सिस्टम एकमेकांना डेटा पास करू शकतात. उदाहरणार्थ, ऑनलाइन भरलेला फॉर्म ग्राहक ट्रॅकिंग सिस्टममध्ये लगेच फीड करू शकतो.

हाताचे काम डोकेदुखीमध्ये का बदलू शकते

मॅन्युअल काम आपोआप हानिकारक नाही. अनेक कंपन्या लहान सुरू करतात. साधे सेटअप सहसा स्वस्त आणि शिकण्यास सोपे असतात.

जेव्हा त्या मॅन्युअल चरणांची संख्या वाढते तेव्हा समस्या सुरू होते. त्या वेळी, कर्मचारी समान तपशील अनेक ठिकाणी टाइप करू शकतात. ते अद्यतनांसाठी ईमेल थ्रेड्सद्वारे खोदण्यात वेळ घालवू शकतात. काही प्रकरणांमध्ये, त्यांना फक्त नवीनतम स्थिती शोधण्यासाठी एकापेक्षा जास्त स्प्रेडशीट तपासावे लागतील.

प्रणाली जोडण्यासाठी पुश

डिजिटल बदलाचा एक मोठा भाग विद्यमान सॉफ्टवेअर एकत्र काम करणे आहे. काही कंपन्या विक्री, ग्राहक मदत, बिलिंग, कर्मचारी काम, स्टॉक आणि प्रकल्प ट्रॅकिंगसाठी स्वतंत्र साधने चालवतात. जेव्हा ती साधने वेगळी राहतात, तेव्हा लोक अनेकदा हाताने डेटा कॉपी करतात. इंटिग्रेशन त्या प्रणालींना एका सामायिक सेटअपप्रमाणे कार्य करण्यास मदत करू शकते. उदाहरणार्थ, जर नवीन क्लायंट विक्री साधनामध्ये सेव्ह केला असेल, तर तोच तपशील ग्राहक समर्थनासाठी दर्शविला जाऊ शकतो.

एखाद्या व्यक्तीने सर्वकाही पुन्हा टाइप केल्याशिवाय हे होऊ शकते. लिंक केलेल्या सिस्टमसह, कर्मचारी अधिक जलद तपशील शोधू शकतात. हे वारंवार रेकॉर्ड देखील कमी करू शकते. संपूर्ण कंपनीमध्ये काम कसे चालते याची टीम्सनाही चांगली जाणीव होऊ शकते. विविध क्षेत्रातील माहिती एकाच ठिकाणी एकत्रित करता येते.

तुम्ही तंत्रज्ञानावर पैसे खर्च करण्यापूर्वी नियोजन करा

डिजिटल परिवर्तनासाठी नियोजन आवश्यक आहे. तंत्रज्ञानासाठी खूप खर्च येतो आणि नंतर दिशा बदलणे सोपे नाही. कंपन्यांनी प्रथम त्यांना ज्या समस्येचे निराकरण करायचे आहे ते नाव द्यावे. मग ते बसेल असा सॉफ्टवेअर पर्याय निवडू शकतात. “आम्ही काय खरेदी करू?” असे विचारण्याऐवजी, संघ अधिक थेट प्रॉम्प्टसह प्रारंभ करू शकतात. उदाहरणार्थ: कामाच्या कोणत्या पायऱ्या जास्त वेळ खातात? लोक एकच डेटा वारंवार कुठे एंटर करत राहतात? कोणती साधने अजूनही एकमेकांपासून दूर आहेत? अनेकदा चुका कुठे होतात? कोणत्या पायऱ्या ग्राहकांना कमी करतात किंवा कर्मचारी कमी करतात? यासारखी उत्तरे पाहिल्यास डिजिटल बदल कुठे सर्वात जास्त मदत करू शकतात हे दर्शवू शकते.

प्रॅक्टिसमध्ये ऑटोमेशन

ऑटोमेशन हा बहुधा डिजिटल परिवर्तनाचा मुख्य भाग असतो. काही कार्ये पुनरावृत्ती करता येण्याजोगी असतात, त्यामुळे सिस्टम दुवा साधल्यानंतर आणि व्यवस्थित सेट केल्यानंतर ते स्वत: चालवू शकतात. जेव्हा ते सेटअप योग्य असेल तेव्हा, नियमित काम अतिरिक्त मॅन्युअल प्रयत्नांशिवाय हाताळले जाऊ शकते. हे लोकांना अधिक निर्णयाची आवश्यकता असलेल्या भागांवर लक्ष केंद्रित करण्यास मुक्त करू शकते.

मुख्य मुद्दा लोकांना कामावरून कमी करण्याचा नाही. ऑटोमेशन कामगारांना नियमित प्रशासकीय कार्यांवर कमी वेळ घालवण्यास मदत करू शकते. एक साधी केस घ्या. कोणीतरी दिवसभर ग्राहक तपशील साधने दरम्यान हलविण्यासाठी वापरले असेल. ऑटोमेशनसह, ती व्यक्ती ग्राहकांशी बोलण्यासाठी किंवा अधिक महत्त्वाचे असलेले इतर काम करण्यासाठी तो वेळ वळवू शकते. त्यामुळे ऑटोमेशनला प्रक्रिया पुन्हा आकार देण्याचा एक मार्ग मानला पाहिजे. हे केवळ मानवी पावले काढण्याचे साधन नाही.

व्यवसाय माहितीसाठी उत्तम प्रवेश

जेव्हा सॉफ्टवेअर इतर सिस्टमशी बोलू शकते, तेव्हा डेटामध्ये प्रवेश देखील बदलतो. जुन्या सेटअपमध्ये, मुख्य तपशील अनेक फाइल्स, ॲप्स आणि मेसेज थ्रेडमध्ये विखुरले जाऊ शकतात. याचा अर्थ लोक योग्य वस्तू शोधतात आणि सहयोग कमी होऊ शकतो. कनेक्ट केलेला डिजिटल सेटअप आवश्यक माहिती योग्य ठिकाणी आणू शकतो. हे जलद निवडींमध्ये देखील मदत करू शकते. कर्मचारी शोधण्यात कमी वेळ वाया घालवू शकतात आणि त्यांना जे सापडेल ते वापरून अधिक वेळ वाया घालवू शकतात.

तरीही, व्यवसायाला स्पष्ट नियम ठरवावे लागतात. डेटा कोणाचा आहे? ते कोण पाहू शकेल? ते कितपत अचूक आहे याला जबाबदार कोण? डेटा शेअर करणे तेव्हाच मदत करते जेव्हा लोक त्यावर अवलंबून राहू शकतात.

अंतिम विचार

डिजिटल ट्रान्सफॉर्मेशन प्लॅनिंग कंपनीला मॅन्युअल वर्क आणि अस्पष्ट हँडऑफपासून दूर जाण्यास मदत करू शकते. जेव्हा सॉफ्टवेअर लिंक केले जाते, तेव्हा संघ वारंवार कामांवर कमी वेळ घालवतात. लोक आवश्यक माहिती देखील जलद शोधतात. काम कमी विलंबाने चालू शकते.

तरीही, प्रयत्नांची सुरुवात स्वतःपासून साधनेपासून होऊ नये. व्यवसायाने प्रथम त्याला दररोज भेडसावणाऱ्या वास्तविक समस्यांचे नाव दिले पाहिजे. मग ते त्या गरजा पूर्ण करणारी प्रणाली निवडू शकते. तसेच कर्मचाऱ्यांना प्रशिक्षण दिले पाहिजे जेणेकरून बदल टिकून राहतील. सुरक्षा आणि वाढ मर्यादा देखील महत्त्वाचे आहे. चरण-दर-चरण योजना संपूर्ण प्रयत्न हाताळण्यास सुलभ करू शकते. हे गटाला प्रत्येक टप्प्याच्या प्रभावाचे परीक्षण करू देते. केवळ आधुनिक दिसणे हे ध्येय नाही. ध्येय हे स्थिर कार्य आहे जे अधिक चांगले जोडते, अधिक सहजतेने चालते आणि पुढे काय होईल यासाठी तयार असते.

(स्त्रोत)